Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) fordern für alle Unternehmen, die zur Buchführung verpflichtet sind, dass ein unabhängiger Dritter auf Basis der Dokumentation den ordnungsgemäßen Einsatz der Lösung überprüfen kann. Beeinträchtigt eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachprüfbarkeit, liegt ein formeller Mangel vor. Dieses Ergebnis kann zum Verwerfen der Buchführung führen, weil das System des Mandanten formell nicht prüfbar ist. Es kann daher zu einer Hinzuschätzung durch das Finanzamt kommen.
Empfehlenswert ist daher die Nutzung geprüfter Systeme (ERP, Dokumenten-Management, E-Mail-Archiv etc.) sowie die Erweiterung vorhandener QM-Handbücher oder ähnliches. Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist somit aus eigenbetrieblichem Interesse unabdingbar.
Was können wir für Sie tun: Wir übernehmen die standardisierte Verfahrensdokumentation, zertifiziert vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik mit ersetzendem Scannen (TR RESISCAN), wenn Sie uns Ihre Buchführung übertragen. Das Erstellen von Verfahrensdokumentationen wird vom BAFA bezuschusst.
Wenn bei einer Betriebsprüfung eine fehlende oder unvollständige Verfahrensdokumentation festgestellt wird, kann der Betriebsprüfer die Buchführung verwerfen und hinzuschätzen. Diese Schätzung kann sich zwischen 5 und 10 Prozent des Umsatzes bewegen und ist vom Finanzamt als zulässig erklärt worden.
Sprechen Sie uns an und vereinbaren Sie einen Beratungstermin zum Thema "Digitale Lösungen". Bei diesem Termin planen wir die Zusammenarbeit und erstellen eine Übersicht der zu erwartenden Kosten. Außerdem prüfen wir, ob diese Kosten ggf. durch das BAFA gefördert werden können.
